Cómo preparar el calendario de ayudas del próximo ejercicio

Las ayudas públicas a la inversión empresarial se pierden con más frecuencia por falta de preparación que por falta de proyecto. Dos situaciones se repiten cada año. La primera: la empresa se entera de la convocatoria cuando el plazo lleva semanas abierto y no da tiempo a reunir la documentación. La segunda: el expediente se presenta a última hora, la memoria se redacta deprisa y la puntuación obtenida deja el proyecto fuera del corte.

Las dos se evitan con el mismo trabajo, que se hace en noviembre y no en enero.

Primer paso: el plan de la empresa, no el catálogo de ayudas

El orden correcto es empezar por la empresa. Qué va a invertir el próximo ejercicio, en qué, por qué importe y en qué momento del año. Qué va a contratar. Qué formación necesita el equipo. Qué proyecto de digitalización está pendiente.

Cuando se hace al revés, es decir, cuando se busca primero la convocatoria y después se construye un proyecto para encajar en ella, aparecen tres problemas: proyectos que después no se ejecutan, memorias que puntúan mal porque no responden a una necesidad real, y justificaciones que no cuadran con la inversión efectivamente realizada.

Segundo paso: identificar las líneas aplicables

Con el plan escrito, se identifican las líneas de ayuda que pueden encajar. En Extremadura conviven varios tipos, con lógicas distintas.

• Incentivos autonómicos a la inversión empresarial, ligados a la creación de empleo o a la modernización de la actividad.
• Líneas de apoyo a la digitalización y a la incorporación de tecnología en la empresa industrial.
• Programas estatales de digitalización dirigidos a pymes y autónomos.
• Ayudas de desarrollo rural gestionadas por grupos de acción local, para proyectos ubicados en municipios pequeños.
• Financiación de formación de trabajadores y de contratación.

Cada una tiene requisitos propios, plazos de ejecución distintos y criterios de puntuación que no se parecen entre sí. Las convocatorias concretas y sus fechas deben verificarse en el diario oficial correspondiente, porque cambian de un ejercicio a otro.

Tercer paso: la verificación previa

Antes de comprometer tiempo en un expediente conviene responder a cuatro preguntas.

• ¿La empresa cumple los requisitos de elegibilidad, incluidos los de tamaño, actividad y ubicación?
• ¿Está al corriente con la Agencia Tributaria, con la Seguridad Social y con la Hacienda autonómica?
• ¿Qué puntuación obtendría de forma realista según el baremo de la convocatoria anterior?
• ¿Puede ejecutar la inversión dentro del plazo que la convocatoria exigirá?

Una verificación de unas horas evita meses de gestión sin resultado. También permite ordenar los expedientes por probabilidad y presentar primero aquellos en los que la empresa tiene posición competitiva.

Cuarto paso: la documentación que no se improvisa

Parte de la documentación se redacta durante el plazo. Otra parte no puede obtenerse en quince días y conviene tenerla preparada con antelación.

• Certificados de estar al corriente de las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social.
• Cuentas anuales depositadas y situación censal actualizada.
• Tres presupuestos de proveedor cuando la convocatoria lo exija, con fechas anteriores a la solicitud.
• Certificado de vida laboral de la empresa, para acreditar la plantilla de referencia.
• Memoria técnica del proyecto, con el detalle de la inversión y su efecto sobre la actividad.

Quinto paso: la ejecución y la justificación

La fase en la que más ayudas se pierden no es la solicitud, sino la justificación. Los motivos habituales son el incumplimiento del plazo de ejecución, la falta de correspondencia entre las facturas y el presupuesto aprobado, los pagos en efectivo cuando la convocatoria exige justificante bancario, y los defectos formales en la cuenta justificativa.

Por eso el calendario de ayudas no termina con la resolución. Incluye las fechas de ejecución, las de justificación y la documentación que habrá que reunir en cada momento.

Qué se obtiene al final

Un documento de pocas páginas con las convocatorias aplicables a la empresa, los requisitos de cada una, la documentación que hay que preparar por anticipado y las fechas previstas de ejecución y justificación. Es un documento de trabajo, no un informe. Su utilidad se mide en si la empresa llega a plazo.

Escríbenos si quieres tu calendario de ayudas del próximo ejercicio.